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Organização é muito importante e quando estamos com tarefas acumuladas a vida fica uma loucura. E para ajudar vocês eu vou mostrar um método muito bom, e que me ajuda muito: a Matriz de Eisenhower Esse é um método que estrutura os níveis de urgência e importância das tarefas. URGENTE NÃO URGENTE IMPORTANTE - Q1 Q2 NÃO IMPOTANTE - Q3 Q4 Q1 - Importante e urgente Q3 - Não importante e urgente Q4 - Não importante e não urgente Q2 - Importante e não urgente O objetivo desse método é fazer o que realmente importa e com antecedência, você deve priorizar as tarefas que estão no Q2, e não deixar elas virarem Q1, assim você tem tempo para fazer as tarefas não importantes, e quando aparecer uma tarefa Q1 repentinamente, você possa "apagar incêndios". Se esse post te ajudou, deixa o seu " Me ajudou!" e bora colocar nossos conhecimentos em prática!
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Uma matriz de apenas quatro células, que serve para identificar o que fazer primeiro e o que pode ser descartado, foi usada pelo general Eisenhower que planejou a estratégia aliada na Segunda Guerra, e pode ajudar você a passar mais tempo fazendo o que realmente importa. Para usar o quadrante Eisenhower é muito fácil. Você escolhe um item da sua lista de tarefas e pergunta a si mesmo: É urgente? É importante? Agora você pode colocar a ação no quadrante correto. Abaixo está uma explicação de cada quadrante. 4. Não Urgente e Não Importante Exemplos: desperdiçadores de tempo (facebook, verificar e-mails o tempo todo, etc.); trabalho que não precisa ser feito); procrastinação. Você não deve gastar algum tempo em atividades neste quadrante. Quando é algo que não é importante? Se ele não ajudá-lo de alguma forma para o progresso em direção a seus objetivos. Se ele não progride você em direção a seus objetivos, então por que você deve gastar o tempo fazendo isso? Quando não é algo urgente? Se ele não se importa quando é feito, então não é urgente. Isso pode ser feito hoje, ou pode ser feito na próxima semana ou mesmo no próximo ano, não importa. A combinação de não urgente e não importante é o pior quadrante para gastar o seu tempo. Deve-se diminuir o tempo neste quadrante e colocá-lo em outro lugar: por exemplo em não urgente e importante. 3. Urgente e Não Importante Exemplos: respondendo e-mails; chamadas telefónicas recebidas; e interrupção de colegas. É recomendado não gastar tempo aqui também. Pois as tarefas ainda não são importantes e você ainda não está progredindo em direção a seus objetivos. No entanto, essas tarefas são urgentes, pois você não pode programá-las. Também são difíceis de ignorar, uma vez que medidas urgentes demandam atenção. Ex: um telefonema ou uma interrupção de um colega. Você precisa encontrar uma maneira de lidar com estes problemas o mais rapidamente possível. É uma maneira de diminuir a mudança de outras pessoas perturbando você. Você pode fazer isso colocando um sinal de ocupado em sua porta. Em seguida, se passar o sinal de ocupado, você precisa lidar com suas interrupções rapidamente. Diga na frente que você está muito ocupado e peça para indicar o negócio rapidamente. Não se deve apenas mandá-los embora, pois já conseguiram incomodar. Você pode muito bem ouvir o pedido e anotá-lo. Assim você sabe porque eles estão perturbando, mandá-los embora para continuar a trabalhar em coisas importantes. 2. Urgente e Importante Exemplos: emergências (um bebê chorando); solução de problemas; prazos. Você tem que fazer essas ações. Elas são importantes. Eles progridem em direção a seus objetivos, no entanto, uma vez que é urgente, elas são muitas vezes não planejada e não desejada. Você sempre vai passar algum tempo aqui, desde emergências sempre acontecem. Quando o fazem, você tem que lidar com eles. Não há desculpas. Depois que você lidou com a situação, deve-se ter certeza de que isso nunca aconteça novamente, deve-se minimizar a ocorrência ou estar pronto para quando isso acontecer novamente. Por exemplo, quando for cozinhar, certifique-se que você tem todos os ingredientes antes de começar, porque você não quer correr para o supermercado para comprar um pouco de sal, quando se está ao lado do fogão. 1. Não Urgente e Importante Exemplos: construir relacionamentos de qualidade com outras pessoas; fazer o trabalho real para o progresso em direção a um objetivo maior; exercício físico. Este é o quadrante em que você deve passar a maior parte de seu tempo. A maioria das pessoas, no entanto, não faz isso e passa a maior parte de seu tempo em qualquer um dos outros quadrantes. Como essas tarefas são importantes,elas são muitas vezes negligenciadas em favor de assuntos mais urgentes. Se você gastar quase nenhum tempo aqui, então sua primeira tarefa importante é salvar algum tempo todos os dias para trabalhar nas coisas importantes. Uma coisa que você pode fazer é a criação de sistemas para evitar tarefas urgentes. Por exemplo, faça um monte de resolução de problemas em seu projeto. Dedique um tempo para corrigir os erros de antemão para diminuir o tempo de correção após os erros. Em resumo, a célula 4 não é importante, nem urgente. Descarte imediatamente sem maior análise, ou guarde para avaliar no final do dia porque essa tarefa está pendente, e como se livrar dela considerando que ela não tem importância. A célula 3 é urgente, mas não é importante. Se você tiver recursos à sua disposição, delegue imediatamente, com a missão de evitar que a mesma situação volte a ocorrer. Se você não tiver recursos, adie até depois de tratar da célula 1, e aí se encarregue você mesmo de eliminá-la e prevenir que ela volte. A célula 1 é importante e é urgente. Resolva já, pessoalmente – ao menos até que a parte importante acabe. Depois, mova para a célula 3 e trate adequadamente. A célula 2 é importante, mas não é urgente. Com a prática, é aqui que você vai passar a maior parte do seu tempo. No momento, apenas defina quando cada uma das tarefas que estão nessa célula terão que estar resolvidas, e programe a próxima ação que terá que realizar em cada uma delas. Todos esses passos são o uso mais básico da metodologia, mas o que ela tem de mais relevante é o aperfeiçoamento ao longo de suas repetições, com o objetivo de ter cada vez mais tempo e recursos disponíveis para a célula 2. Afinal, como disse o próprio Eisenhower, o que é urgente nem sempre é importante, e o que é realmente importante raramente é urgente. Ou seja, não urgente e não importante: Não faça isso, se você passa muito tempo aqui, pare de fazer isso e comece a passar mais tempo na zona do não urgente e importante. Urgente e não importante: evite estes tanto quanto possível. Quando você for interrompido, resolva isso o mais rápido possível. Urgente e importante: Depois de concluído, passe o tempo para pensar sobre como lidar com a situação no futuro. Não Urgente e importante: embora não seja urgente, todo o seu tempo disponível deve ir para este quadrante. Você pode fazer uma meta de gastar pelo menos 80% do seu tempo no quadrante não urgente e importante. Os outros 20% serão divididos entre urgente e importante e urgente e não importante. E sempre use o método de Eisenhower ao adicionar itens à sua lista de afazeres. Sempre perguntando o que é importante e o que é urgente. Fonte: https://qualidadeonline.wordpress.com/2014/01/13/o-metodo-eisenhower-ou-eisenhower-method/
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